STEFI, filiale du groupe Outsourcia - Externalisation des fonctions support : Collecte de données

STEFI, prestataire de saisie depuis près de 25 ans, assure la saisie de tous types de documents : questionnaires administrés en Face à Face et auto-Ad, grilles de comptages, coupons, fiches contacts clients, annuaires…

Véritable expert des problématiques liées aux données recueillies via des supports papiers, STEFI propose différents outils de saisie :

• Saisie manuelle : nos opérateurs relèvent, via un programme de saisie écrit en amont, toutes les données issues des supports « papier ». Il s’agit d’une saisie alphanumérique, c’est-à-dire permettant la saisie numérique des questions fermées (cases à cocher) ainsi que la saisie alpha des questions ouvertes (verbatim) et des postes autres, relevés en clair. Une fois saisies les données sont restituées sous fichier au format souhaité : Excel, avec ou sans les libellés des questions, Ascii, SPSS)

• Saisie lecture optique LAD : la saisie en lecture optique concerne uniquement les questions fermées, c’est-à-dire les cases à cocher. Nos programmeurs écrivent un masque de saisie, puis les documents sont numérisés pour permettre leur lecture par l’outil LAD et permettre la restitution des données via un fichier au format souhaité (Excel, Ascii, SPSS)

• Saisie lecture optique OCR : conscients de l’importance et de la valeur de la collecte, nous garantissons une saisie fiable grâce à des contrôles rigoureux et présents tout au long de nos procédures de production.

• Contrôles saisie manuelle : aucune mission n’est confiée en totalité à un seul et même opérateur afin d’éviter un « biais » opérateur. Une relecture à 100% est réalisée sur les 10 ou 20 premiers documents et/ou une double saisie effectuée sur 10 à 20% de la collecte en fonction des volumes à traiter. En amont de la saisie, lors de l’écriture du programme de saisie, des contrôles de cohérence sont prévus, pouvant inclure les filtres par exemple. Peuvent également être prévus, des formats à respecter format date sur 6 ou 8 caractères, format âge sur 2 caractères, intégration en amont d’une table de données et si la donnée saisie n’est pas présente dans la table, le champ n’est pas validé et l’opérateur ne peut pas continuer…

Nous définissons avec vous, selon vos exigences, les contrôles et alertes à mettre en place. Tous les contrôles programmés dans le masque de saisie déclenchent une alerte sonore afin d’attirer la vigilance de l’opérateur et interrompre l’opération si besoin. Seul le responsable production, en charge de la supervision de l’atelier de saisie, peut débloquer l’écran de l’opérateur après avoir vérifié et validé l’anomalie détectée par le contrôle.

Le Lorem Ipsum est simplement du faux texte employé dans la composition et la mise en page avant impression. Le Lorem Ipsum est le faux texte standard de l’imprimerie depuis les années 1500, quand un peintre anonyme assembla ensemble des morceaux de texte pour réaliser un livre spécimen de polices de texte. Il n’a pas fait que survivre cinq siècles, mais s’est aussi adapté à la bureautique informatique, sans que son contenu n’en soit modifié. Il a été popularisé dans les années 1960 grâce à la vente de feuilles Letraset contenant des passages du Lorem Ipsum, et, plus récemment, par son inclusion dans des applications de mise en page de texte, comme Aldus PageMaker.

STEFI prend en charge la transformation de vos supports papier en supports numériques.

La dématérialisation peut se concevoir dès la mise en place du projet de saisie mais elle peut également concerner des documents saisis par le passé et que vous souhaitez archiver.

Tous les types de documents peuvent être numérisés : coupons, fiches clients, questionnaires…

Les supports à numériser sont indexés selon vos indications dans une base de données, c’est ce qu’on appelle la création des répertoires : ces répertoires reprennent les informations clés qui vous permettront par exemple de rattacher un lot de questionnaires à son site d’enquête, au train, bus, métro dans lequel ils ont été distribués… et plus généralement des informations vous permettant d’identifier rapidement le document que vous recherchez et/ou que vous devez intégrer à vos traitements statistiques.

Une fois dématérialisés, les documents alors transformés en images numérisées sont disponibles sur un serveur FTP avec accès sécurisé.

La numérisation permet également de transmettre à vos commanditaires les images scannées des questionnaires, vous évitant ainsi de devoir assumer un coût de transport, plus ou moins onéreux, du retour du matériel saisi pour vérification des données saisies.Ainsi, en marge de la livraison de vos rapports d’études, vous avez également la possibilité de fournir les images de la réalité des questionnaires complétés par les répondants ou par les enquêteurs.

Cette garantie de vérification de la saisie au regard de la réalité des informations colligées sur les supports de recueil vaut également pour nos clients directs. Vous disposez à tout moment des images scannées des questionnaires vous permettant de vérifier les données saisies dans la base de données, par nos opérateurs, et transmises en fin de saisie.

Parce que la confiance n’exclut pas la vigilance, STEFI réalise des contrôles et permet parallèlement ces contrôles à ses clients, et ce à différents stades de la production et sur chacune des étapes de production.

Vous avez du mal à détecter le bon interlocuteur pour vos enquêtes ?

Vous souhaitez faire une opération pour relever les mails de vos cibles avant de déployer une enquête en ligne ?

Vous souhaitez relever des informations d’ordre plus commerciales pour faciliter votre travail de prospection ?

Mettez à jour votre base de données et obtenez ainsi de nouveaux contacts pour un meilleur ciblage de vos enquêtes.

STEFI vous accompagne dans la création et la mise à jour de vos bases de données et dans la qualification par téléphone ou via le web dans les domaines B to C et B to B.

2 destinations vous sont proposées pour la qualification de vos fichiers :

• Notre site de Madagascar est certifié ISO 9001-2015 et accueille jusqu’à 100 positions.

• Notre site au Maroc est certifié NF Services et accueille jusqu’à 100 positions également.

Le recours au questionnaire auto-administré peut être motivé par un volume interrogé en grand nombre et nécessite donc une approche logistique organisée des envois et des retours.

STEFI a mis en place des moyens dédiés à la Gestion des questionnaires auto-administrés et vous propose une prestation globale vous permettant de vous décharger de tout ou partie des aspects logistiques.

Envois :

• Impression des documents N&B ou couleur

• Pliage

• Mise sous pli simple ou avec insertion de documents complémentaires (exemple : chèques bancaires, bons d’achat…)

• Dépôt en poste

Retours :

• Réception des Enveloppes T

• Dénombrement des plis réceptionnés

• Enregistrement des identifiants

• Feedback quotidien, bihebdomadaire, hebdomadaire… des éléments réceptionnés et dépouillés

• Tri des documents si nécessaire

• Saisie au fil de l’eau

Archivage dématérialisés :

• Numérisation des documents saisis

• Destruction en déchetterie des documents papier

• Mise à disposition des fichiers numérisés sur serveur FTP avec accès

Dès la mise en place de l’opération un outil de suivi en ligne est mis à votre disposition : cette interface vous donne, à tout moment, la possibilité de suivre directement l’état d’avancée de notre/nos prestation(s). En fonction de vos attentes, nous personnalisons pour chaque opération le suivi en ligne adapté spécifiquement à vos besoins. En vous dégageant des aspects logistiques, STEFI vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier et consacrer votre temps à vos clients.

En fonction de vos besoins, nous mettons à votre disposition des solutions de Terrains Téléphoniques avec des enquêteurs expérimentés capables d’interroger en B2C et B2B, en journée et en soirée.

Nous prenons également en charge vos enquêtes multilingues (anglais, espagnol, italien, allemand, néerlandais et portugais).

3 plateaux téléphoniques pour répondre à vos besoins :

• En France (Evreux)

• À Madagascar (Antananarivo)

• Au Maroc (Casablanca)

Sous la supervision d’un Responsable Production, nos standards qualités prévoient l’encadrement d’un superviseur pour 8 à 10 enquêteurs et l’écoute de 10% des appels traités par chaque enquêteur.

Outre l’administration des enquêtes, nos outils permettent la gestion des quotas, les appels prédictifs (composition automatique de numéros), la génération automatique de numéros de téléphones portables / fixes.

Interventions dans les domaines suivants :

• Grande Conso

• Santé

• Transport

• Ressources Humaines

• Administration

• Service

Grâce aux compétences de nos équipes, et en fonction du degré de personnalisation souhaité. Nous créons votre questionnaire en ligne via notre outil marché ou via un développement ad hoc.

Le questionnaire sera responsive (adapté aux écrans tablette et mobile). Il sera d’abord testé en interne par nos soins puis un lien test vous sera fourni pour validation avant déploiement.

Nous pouvons également prendre en charge la gestion des envois et des relances depuis notre plateforme. Si toutefois, vous préférez gérer les envois et le suivi d’emailing, nous fournissons un lien URL.

Un reporting de suivi sera mis à votre disposition avec une mise à jour sur le taux de réponse jusqu’à la clôture de l’enquête. La durée d’hébergement pour une enquête est à déterminer selon les besoins de l’enquête.

Pour des besoins de suivi de-reputation ou de veille marketing digitale, STEFI propose une solution complète de collecte, de traitement et d’analyse des contenus web (forums, réseaux sociaux, blogs, sites d’avis) sur une marque ou une thématique donnée.

La collecte peut être réalisée soit à partir d’une base historique soit sur la base d’un crawling à partir de mots clé propres à l’univers étudié.

Nous validons la pertinence des contenus collectés sur un échantillon via une codification humaine. Cette base de codification servira de base d’apprentissage pour l’outil de classification automatique des contenus.

Les contenus web sont qualifiés en temps réel selon des axes définis :

• le filtre du bruit : suppression des messages hors sujets

• la langue : pour cibler uniquement les contenus dans les langues étudiées (24 langues supportées)

• le type de source : réseau social, blog, forums, site d’actualité…

• l’influence : poids de chaque contenu et chaque source

• le sentiment / la tonalité : opinions, sentiments ou attitudes vis-à-vis du sujet sur le web.